・　「時間をかけて作ったのに、現場では前の資料が使われている」

・　「担当ごとに違う資料を持っていて、どれが最新かわからない」

・　「作ったのは2年前で、載っている事例が古いままになっている」

営業資料の作り方を調べると、構成の順番とデザインのコツが出てきます。どれも必要な内容です。ただ、支援の現場で困りごとになるのは、作る前の段階ではありません。作ったあと、誰も直さないまま古くなっていくところです。

先に答えを言えば、直す起点は商談の中にあります。商談で質問が出たページを控えておき、そこから順に直していきます。この運用がある会社の資料は、1年たっても現場で使われています。

この記事でわかること

・　営業資料の基本の構成と、1枚ごとに置く内容

・　相手の状態によって、開くページの順番を変えるやり方

・　事例ページを差し替えられる状態にしておく準備

・　質問が出たページを数えて、直す順番を決める手順

営業資料の基本の構成

まず、構成の型を確認しておきます。ここは上位の解説記事とほぼ同じ内容になりますので、表にまとめて先へ進みます。並べる順番には理由があり、相手の頭の動きに沿っています。

表紙の宛先は、商談のたびに相手の社名へ差し替えてください。手間は数十秒ですが、送ったあとに社内で回覧されたとき、自社向けに用意された資料だと受け取ってもらえます。日付も同じ理由で入れておきます。

1版目を作るときは、社内で使っている言い方をそのまま持ち込まないでください。商品名や機能名で章を立てると、相手は自分の課題と結びつけられなくなります。相手が使っている言葉に置き換えるだけで、同じ内容でも伝わり方が変わります。

1枚に載せるメッセージは1つに絞り、文字は削れるだけ削ってください。ここまでは、どの解説記事にも書かれています。問題は、この型どおりに作った資料が半年後に使われているかどうかです。

相手の状態で開く順番を変える

資料は、1枚目から順に全部見せるものだと考えられがちです。実際の商談では、相手がどこまで来ているかによって、開くべきページが変わるのです。

XtoXでは支援の現場で、相手の状態を「疑念・様子見・委任・相談・ファン」の5つの段階で見ています。もともとはコンサルティングの現場で顧客との関係を測るために使っている区分ですが、商談の場でも同じように使えるはずです。段階の名前は社内の呼び方に置き換えて構いません。

表に入れていない「ファン」の段階では、資料を開かない選択もあります。何度も取引のある相手に最初から順に説明すると、確認の時間が増えるだけになりがちです。この段階では、変わった点だけを1枚にして持っていくほうが喜ばれます。

資料そのものを段階ごとに作り分ける必要はありません。1つの資料の中で、最初に開くページを変えるだけで十分です。順番を決めておけば、担当者が変わっても商談の入り方がそろいます。

事例を差し替えられる状態にする

商談相手に近い事例を出すと反応が変わる、とはどの解説記事にも書かれています。ただ、実際にやろうとすると手が止まります。差し替える元の事例が、探せる形で残っていないからです。

必要なのは、事例の在庫を先に整えておくことです。XtoXでは公開している事例に、業種と支援内容の2つの区分をつけて管理しています。業種は17区分、支援内容は4区分です。この2つで絞ると、商談前に「製造業で、新規開拓の事例」といった探し方ができます。

掲載の可否を列に入れておくのも忘れないでください。実名で出せるのか、業種と規模だけなら出せるのか、社外には一切出せないのか。この区分がないと、商談の直前に確認が必要になり、結局は当たり障りのない事例を使うことになります。許諾を取った日付も同じ行に残しておくと安心です。

質問が出たページを数えて直す

ここが本題です。資料を直す起点をどこに置くかで、1年後の状態が変わります。

商談の直後にページ番号を控える

やることは1つだけです。商談で質問が出たら、そのページ番号を控えます。手元のメモでも、案件管理表の備考欄でも構いません。「12ページ、料金の内訳を聞かれた」と書くだけです。

質問が出るページは、説明が足りていないページです。逆に言えば、そこを直せば商談の時間が短くなるのです。感覚で「あの資料はわかりにくい」と言い合うより、数のほうが速く合意できます。

控える形を社内で1つに決める

控える場所と書き方がばらばらだと、月末に集計できません。決めておくのは3つです。ページ番号と、質問の内容を10字ほどに縮めた要約、そして聞いてきた相手の役職を書きます。この3つがあれば、あとから読んでも何が足りなかったかがわかります。

役職を残しておく理由は、同じページでも担当者から出る質問と決裁者から出る質問では、直し方が変わるためです。担当者からの質問なら説明を足す、決裁者からの質問ならその判断材料を1枚足す、という形で分かれます。

月に1度、多い順に並べる

月末に、控えたページ番号を集計します。多い順に並べれば、直す順番はそれで決まります。全ページを一度に見直そうとすると手が止まりますので、上位から手をつけてください。

直す人と頻度を先に決める

最後に、誰がいつ直すのかを決めておきましょう。ここが空いていると、集計だけが残って資料は変わりません。担当を1人に決め、月に1度、集計の上位から手を入れます。この形がいちばん続きます。

直したら、版の日付を表紙に入れて全員へ配り直してください。古い資料が現場に残る原因は、たいてい配り直しの手順が決まっていないことにあります。

直さないと決めたページも、その判断を1行で残しておいてください。「ここは説明で補う」と決めたページを、翌月にまた議題へ上げてしまうと、同じ話を繰り返すことになります。直した、直さない、保留の3つで分けておけば十分でしょう。

この運用を3か月続けると、資料の作り直しが必要かどうかも見えてきます。直した箇所が全体に散らばっているうちは、部分的な修正で足ります。特定の章に集中し始めたら、その章は構成から組み替えたほうが早いという合図です。

なお、直す作業そのものは短時間で終わります。上位3ページに絞れば、文章の書き換えと図の差し替えで1時間ほどです。手が止まる原因は作業量よりも、どこから直すかを毎回ゼロから話し合っているところにあります。数えておけば、その相談がなくなります。

営業資料の見直しチェックリスト（8項目）

よくある質問

何ページくらいが適切ですか？

商談で使う資料は20枚前後に収まることが多いです。ただし枚数より、商談後に相手が社内へ回せるかどうかで判断してください。説明を足さないと意味が通らないページが多いと、その資料は相手の社内で止まります。

会社紹介資料との違いは？

会社紹介資料は、何をしている会社かを伝えるものです。営業資料のほうは、特定の商品やサービスで相手の課題をどう解決するかを伝えるものです。接点のない相手への初回では、会社紹介のページを先に置く形が向いています。

デザインは外注すべきですか？

構成が固まる前の外注は、いったん止めてください。中身が変わるたびに作り直しが発生します。社内で数か月使い、質問の出るページが落ち着いてから外に出すほうが、費用も手戻りも少なくなります。

商談ごとに作り分けますか？

全体を作り分ける必要はないでしょう。差し替えるのは事例と費用対効果の2か所で足ります。その2か所だけ入れ替えられる形にしておけば、汎用の資料が相手に合わせた提案書に近づきます。

効果はどう測りますか？

受注率だけで測るのは難しいです。質問が出たページ数、商談の所要時間、資料を社内へ回してもらえた件数といった手前の数字を見てください。数字の分母の決め方は商談化率の見方の記事が参考になります。

まとめ：営業資料は直す起点を決めてから作る

営業資料の構成は、どの解説記事もほぼ同じ順番を示しています。そこに独自性はありませんし、必要もないのです。型どおりに作れば、最初の1版としては十分な資料になります。

差がつくのはそのあとです。相手の状態で開くページの順番を決めておくこと、事例を業種と支援内容の2つの区分で在庫にしておくこと、商談で質問が出たページを控えて月に1度直すことです。この3つを回している会社の資料は、現場で使われ続けます。作り始める前に、直す起点をどこに置くかを決めておいてください。

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