・　「原価の資料はそろえたのに、検討しますで止まってしまう」

・　「担当者ごとに言い方が違うので、通る先と通らない先が出る」

・　「関係が壊れるのが怖くて、去年から先送りしている」

値上げ交渉は交渉の場で決まる——そう思われがちですが、支援の現場で見ているかぎり、結果のほとんどは持ち込む前の準備で決まっています。しかもその準備は、原価の資料をそろえることだけを指してはいません。

コストが上がったという説明は、相手から見れば自社の事情です。理解はできても、社内を通す理由にはなりません。先に用意しておくべきものは、その取引先が自社を選び続けている理由のほうです。

この記事でわかること

・　値上げ交渉がうまくいかないときに共通する3つの型

・　選ばれている理由を、お客様の言葉から集める手順

・　通知文と資料の作り方、取引先ごとに変える範囲の決め方

・　当日の終わらせ方と、断られたあとに残しておく記録

うまくいかない交渉に共通する3つの型

支援先で値上げが進まないとき、原因はたいてい次の3つのどれかに当てはまります。順に見ていきます。

コストの資料から作り始める

最初に手をつけるのが原価の集計と上昇率のグラフ、という会社は多いです。資料としては必要ですが、そこから作り始めると、交渉全体がコストの説明に寄っていくのです。

受け取る側の担当者は、その資料を持って社内を回ります。上司や購買部門から「なぜこの会社の値上げを飲むのか」と聞かれたとき、コストの数字だけでは答えになりません。通るかどうかを分けているのは、担当者が社内で使える言葉を渡せているかどうかです。

文面を担当者ごとに作っている

値上げの案内を営業担当それぞれに書かせている会社では、通る先と通らない先の差が大きくなります。丁寧に書いているかどうかとは、別の話です。書き方が違うと、値上げ幅の根拠や適用の時期まで少しずつずれていきます。

取引先どうしが情報交換をする業界では、この差が後から問題になります。同じ会社から届いた案内なのに、条件が違って見えるからです。

どこから交渉するかを決めていない

全取引先へ同じ日に案内を出し、反応があった順に対応している会社もあります。この進め方だと、いちばん交渉が難しい相手と、いちばん準備が薄い状態でぶつかることになります。

最初の1件で断られると、社内の空気が一気に重くなります。順番を決めることは、交渉術の話というより、社内の士気を保つための段取りです。

準備の順番を入れ替える

ここからが本題です。準備の中身を増やすのではなく、着手する順番を入れ替えます。

選ばれている理由を顧客の言葉で集める

最初にやることは、その取引先が自社を選び続けている理由を集めることです。自社で考えた強みではなく、相手が口にした言葉を使います。

材料はすでに社内にあります。導入事例の取材メモ、アンケートの自由記述、担当者が受け取った感謝のメール、クレームが解決したときのやりとりなどです。こうした生のデータには、相手が価値だと感じている部分がそのままの言い方で残っています。「急ぎの依頼を断られたことがない」「図面の不備を先に指摘してくれる」といった一文は、自社の資料には出てこない表現です。

集めた言葉のうち、その取引先に当てはまるものを3つ選び、資料の1枚目に置きます。順番としては、選ばれている理由が先、コストの内訳が後になります。担当者が社内で説明するとき、最初の1枚をそのまま読めば理由になる形にしておくのが狙いです。

原価の資料はその次に置く

価値の話を先に置いたうえで、コストの説明に入ります。ここは上位の解説記事や中小企業庁の価格交渉ハンドブックが詳しいので、深追いはしません。押さえるのは、上昇した費目と時期、その根拠になる公表データ、そして自社が吸収した分を並べて示すところまでです。

自社の努力を書き添えるのには、実務上の理由があるのです。全額を相手に負担してもらう前提の資料は、社内で回覧された時点で止まります。

交渉の順番を決める

資料の形が決まったら、どの取引先から進めるかを決めます。取引先を金額の大きさで並べる会社が多いのですが、その並べ方だと難易度がわかりません。次の3つに分けて考えてみましょう。

最初の1件は、価値で選ばれている先から進めてください。そこで得られた質問と返し方が、次の交渉の材料になります。想定問答を机の上で考えるより、1件目の実際のやりとりを持ち帰るほうが早いです。

通知文と資料の作り方

文面は、会社として1通を作ります。取引先ごとに一から書かせる方式は、ここでやめておきましょう。

共通の1通と、差し替える2行

共通で固定するのは、値上げの背景、適用の開始時期、社内の窓口、そして相談を受ける姿勢を示す一文です。ここが取引先ごとに揺れると、会社としての方針が伝わりません。

担当者が書き換えてよいのは2行だけにしてください。1行目には、その取引先が自社を選んでいる理由をひとつ書きます。2行目には、値上げの対象と幅を書きます。この2行以外は触らせません。

資料は担当者が回せる形にする

資料の枚数は、多いほどよいとは限らないのです。受け取った担当者は、これを上司や購買部門へ回します。説明を足さないと意味が通らない資料は、そこで止まってしまうのです。

目安として、1枚目に選ばれている理由、2枚目に上昇した費目と時期、3枚目に対象品目と改定額、4枚目に自社が取り組んだコスト削減を置きます。この4枚で、担当者が説明なしで回覧できる状態になります。営業資料が現場で使われない理由については、営業資料の運用の記事でも扱っています。

当日の進め方と、断られたときの判断

準備がそろったら、いよいよ交渉の場です。ここで大切なのは、話す内容よりも終わり方だと考えています。

その場で答えをもらわない

相手の担当者に決裁権がないことも多いのです。その場で答えを求めると、決裁権のない人が言える答えは「難しい」のひとつだけになります。いったん出た否定は、社内でも覆しにくくなります。

終わり方は台本として決めておきましょう。持ち帰って検討していただく前提で伝え、社内で確認が必要な点を先に聞き、回答をいただく日付は相手の口から言ってもらいます。この3つを毎回同じ順番で行うと、担当者によって進み方が変わらなくなるはずです。想定問答の練習の型については、営業ロープレの進め方が参考になります。

断られたあとに確かめる3つ

断られた場合も、そこで終わりにはしません。次の交渉のために確かめることを決めておきます。

・　希望額とのへだたりが、いくらだったのか

・　断ったのは担当者の判断か、社内で否決されたのか

・　次に相談できるのはいつごろか（相手の期の変わり目を聞く）

この3つを取引先ごとに1行で残してください。半年後に再び交渉するとき、この記録があるかないかで準備の質が変わるはずです。関係を続けながら取引の中身を変えていく考え方は、既存顧客の深耕の記事にも書きました。

値上げ交渉の準備チェックリスト（9項目）

よくある質問

値上げ幅は何%が妥当ですか？

一律の目安はありません。必要な利益が出る金額を先に出したうえで、今回どこまで求めるかを取引先ごとに決めてください。着地させたい幅より少し高く申し入れる先と、必要額をそのまま伝える先を分けておくと、交渉の進め方が変わります。

メールと訪問はどちらがよいですか？

案内は書面かメールで先に出し、説明は会って行うのが基本です。書面にすると、条件がどう変わるのかが相手の社内でも共有されます。訪問だけで済ませると、話が担当者の記憶の中にとどまります。

取引が切られるのが不安です？

不安が強い相手ほど、選ばれている理由を先に確かめてください。理由が価格しか見当たらない取引先であれば、値上げの成否にかかわらず、いずれ他社と入れ替わります。その場合は交渉と並行して、新しい取引先を開拓する時間を確保するほうが現実的です。

誰が交渉に行くべきですか？

金額の決定は経営が行い、説明は普段の担当者が行う形をおすすめします。採算が合っていない取引先については、経営者が同席してください。担当者だけで臨むと、関係を保ちたい気持ちが先に立ち、条件が緩みやすくなります。

公的な支援は使えますか？

中小企業庁が価格交渉ハンドブックを公開しており、準備の手順や交渉の進め方がまとめられています。各都道府県には、価格転嫁の相談窓口も置かれているのです。交渉が進まない場合や、協議に応じてもらえない場合は、こうした窓口へ相談する道もあります。

まとめ：値上げ交渉は資料の順番から変えられる

値上げ交渉でやることは、上位の解説記事に書かれているとおり、原価の把握から事前連絡、ロープレ、代替案の用意までひととおり必要です。そのうえで結果を分けているのは、準備に着手する順番だと考えています。

明日からの3つを挙げます。1つ目は、直近2年の導入事例の取材メモとアンケートを開いて、価格以外の言葉を書き出すことです。2つ目は、通知文を会社として1通に決め、書き換える行を2行に限ることです。3つ目は、取引先を3つに分けて、価値で選ばれている先から進める順番を決めることです。

この3つは、いずれも今週のうちに終わります。原価の集計より先に、ここから手をつけてみてください。

本記事の引用・転載を歓迎します。引用の際は「株式会社XtoX」の社名と本記事URLの明記をお願いします。