・　「展示会のあと、名刺の枚数だけメールを送ったのに、返ってきたのは数件だった」

・　「テンプレートは手元にあるけれど、どの相手にも同じ文面になってしまう」

・　「確度で送り分けろと言われても、当日の担当者の感覚しか残っていない」

展示会のお礼メールは、文面の巧拙で差がつくと思われがちです。ところが実際に成果が割れる原因は、もっと手前にあります。会場で何を書き残したかです。同じ文面でも、当日の会話がひと言だけ書いてある名刺と、社名しか分からない名刺とでは、送ったあとに起きることがまったく違うのです。

この記事では、そのまま使える例文を2つのパターンで示したうえで、名刺の仕分け方、会場で書き残す項目、送ったあとの電話のかけ方までをつなげて説明します。600社以上の戦略設計と200社を超える導入支援を行うXtoXが、支援現場で実際に使っている手順で解説します。

お礼メールの基本形は先に固めておく

まず、どの解説記事にも共通して書かれている基本形から押さえていきましょう。ここは各社ほぼ同じ内容ですから、迷って時間を使う必要はありません。会期前に決めて、当日は差し込むだけの状態にしておきます。

ここまでが土台です。問題は、この土台の上で「相手ごとに文面を変えましょう」と言われたあとに起きます。

名刺は確度ではなくメモの有無で分ける

解説記事の多くは、来場者を今すぐ客とそのうち客に分けて文面を書き分けるようすすめています。考え方としては正しいのですが、会期後の現場で詰まるのはここです。確度はブースに立った担当者の感覚で決まるものですから、その感覚がどこにも書き残されていない名刺には、そもそも適用できません。

そこで、送る前の仕分けは、記録が残っているかどうかで行います。当日の会話がひと言でも書いてある名刺と、社名と役職しか分からない名刺の2つに分けてください。この基準であれば、当日ブースにいなかった人が作業しても結果は変わりません。

仕分け自体は長くかかりません。名刺を机に広げ、裏に書き込みのあるものを右へ寄せていくだけです。名刺が200枚あっても30分ほどで終わります。ここで手が止まるとしたら、理由はたいてい1つで、書き込みのある名刺が想像より少なかったという発見です。

メモのある名刺へ送る例文

当日の会話が残っている相手には、その会話を最初のほうに置きます。ここが他社のメールと最も違いが出る部分です。逆に言えば、会話の1行がないまま丁寧な言い回しを重ねても、他社の文面と区別がつきません。

・　【　】の中がメモから差し込む部分です。ここだけを書き換えれば1通あたり2分で送れます

・　日程は2つまでにします。3つ以上並べると、選ぶ作業そのものが後回しにされます

・　商品の説明を書き足したくなりますが、ブースで話した内容の繰り返しになるため入れません

メモのない名刺へ送る例文

こちらの束のほうが枚数は多くなります。ここで文面をひねっても差はつきません。相手にとっては、覚えていない会社から届いた1通目だからです。用件を短くし、押せる入口を1つだけ置いて、反応した人を後から拾う形にしてください。

・　自社が何の会社かを1行で示します。相手は社名を見ても思い出せない状態にいます

・　入口は資料か動画のどちらか1つに絞ってください。ここで日程を打診しても返ってきません

・　配信停止のリンクを必ず置きます。止めやすくしておくほうが、あとの配信が届きます

この束で見るのは、開いた人と、資料を押した人の2つです。押した人だけが翌週の架電先に上がってくるのです。届いた反応から確度を作り直す考え方は、リードナーチャリングの記事でも詳しく扱っています。

ブースで書くメモは2つに固定する

ここまでの手順は、会場で記録が残っていることが前提になります。とはいえ、来場者が並んでいる状態では細かい聞き取りができないでしょう。書く項目を2つに絞り、それ以外は書かないと決めておきます。

・　相手が使った言葉をそのまま1つ（言い換えず、聞こえたとおりに書きます）

・　時期に関わる予定を1つ（更新、入替、増設、決算、次の展示会など）

1つめは、メールの本文へそのまま差し込むためのものです。要約した言葉に直すと、相手の記憶と一致しなくなります。2つめは、電話をかける順番を決めるために使います。時期の話が出ている相手は、いま動いている案件を抱えている可能性が高いためです。

なお、ブースで聞かれる内容は業種によってかなり違うのです。設備や部材を扱う会社では納期と最小ロットの話が先に出ますし、ソフトウェアを扱う会社では既存のシステムとつながるかどうかが最初の関門になります。2つめの項目は、自社の業界に合わせて言葉を変えてください。会期前の準備については、展示会の出展準備の記事でブース設計まで含めて解説しています。

送ったあとの電話は入り方で決まる

お礼メールは、それ自体で商談を作る道具というより、次の電話をかけやすくするための材料づくりです。ここを取り違えると、文面の推敲に時間を使って、電話が1週間後になります。

かける順番は、メモのある名刺のうち時期の話が出ていた相手からです。時間帯は翌営業日の午後を目安にします。展示会の翌日の午前は、会場から戻った担当者が社内の報告に追われている時間だからです。

入り方にも決まった形があります。メールの話から始めないことです。

メモのない名刺への電話は、翌週に回してください。全件にはかけません。資料を押した人と、メールを2回以上開いた人に絞ります。ここで枚数を追うと、名前も覚えていない相手への冷たい架電が並び、担当者の手が止まってしまうでしょう。

かける前に、1件あたりの持ち時間も決めておいてください。展示会後の架電は件数が多いため、1件に10分かけると1日で20件も進みません。担当者本人に取り次がれなかった場合は、名前と戻りの時間だけ聞いて次へ移りましょう。その日のうちに全件を1周させ、取り次がれなかった相手は翌日の同じ時間帯にもう一度かけるほうが、結果として早くつながります。展示会で得た接点を業種別にどうつないでいくかは、製造業の展示会フォローの記事でも具体例を挙げています。

返信数以外で成果を数える

お礼メールの成果を返信数だけで見ると、施策の良し悪しが分からなくなります。返信は相手の状況に大きく左右されますし、そもそも返信をしない文化の会社もあるためです。

支援先で並べているのは、次の3つです。

・　メモが残った名刺の枚数（会場での記録の量）

・　担当者本人と話せた通話の件数（電話の入り方の質）

・　日程が入った件数（次の商談につながった数）

この並びにしておくと、うまくいかなかったときに直す場所が分かります。1つめが少ないなら会場の運用の問題で、メールを書き直しても変わりません。1つめは多いのに2つめが少ないなら、かける時間帯か入り方の問題です。2つめまで出ているのに3つめが伸びないときに、初めて文面と提案内容を見直します。

送りすぎたときに起きること

最後に、やらないほうがよいことを1つだけ書いておきます。会期後に毎週メールを送り続ける運用です。展示会の名刺は、こちらの都合で毎週情報を受け取ることに同意した相手とは限りません。頻度を上げるほど配信停止が増え、半年後に案内したい内容が届かなくなります。

会期後の1か月は、お礼メールとその後の案内を合わせて3通までにとどめ、反応があった相手だけを個別の連絡へ移してください。

よくある質問

お礼メールは全員に送るべきですか？

名刺交換をした相手には送ります。ただし、力の入れ方は変えてください。書き込みのある名刺は個別に、それ以外は共通の文面で構いません。全員に個別の文面を用意しようとすると送信が遅れ、いちばん効く当日中という条件を落とすことになります。

返信がない相手に電話してよいですか？

かけて構いません。返信がないことは、断りの意思表示とは限りません。多くの場合は単に後回しにされているだけです。かける相手の順番だけ決めておきましょう。ブースで時期の話が出ていた相手から始め、反応が何もない相手は最後に回します。

送るのが3日以上遅れたらどうしますか？

送らないという判断だけは避けてください。冒頭に「ご連絡が遅くなり失礼いたしました」の1文を足せば十分です。理由を長く書く必要はありません。遅れた場合は文面よりも、電話を先に入れてしまうほうが早く届くこともあります。

一斉配信と個別送信はどちらがよいですか？

両方を使い分けてください。書き込みのある名刺は個別に送り、それ以外は配信ツールでまとめて送ります。ツールを使う利点は速さだけにとどまりません。誰が開いてどのリンクを押したかが分かるため、翌週の架電先を機械的に決められます。

メモが1枚も残っていないときは？

その回は共通の文面で送り、反応から拾い直します。そのうえで、次の出展の目標を名刺の枚数から書き込みの枚数へ置き換えてください。ブースに立つ人数が同じでも、書く項目を2つに決めるだけで残る記録の量は変わります。

まとめ：成果は会場での記録で決まる

展示会のお礼メールで手を入れる順番は、文面よりも先に記録です。会場で書き残す項目を2つに決め、名刺を書き込みの有無で分け、書き込みのある相手には当日の言葉をそのまま入れて、翌営業日の午後から順に電話をかけます。文面の推敲は、この流れが回り始めてからで間に合います。

今回の出展分が終わっている場合は、まずチェックリストの3つめまでを試してください。手元の名刺を2つの束に分けるところからで構いません。

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