案件管理は、ツールを入れれば整うと考えられがちです。実際に止まる原因は、機能の不足よりも、段階の名前と数え方が社内でそろっていないところにあります。同じ「提案中」の欄に、資料を送っただけの案件と、金額と時期の合意まで取れた案件が並んでいます。これでは、表を開いても次に何をすればよいかが決まらないのです。

はじめに範囲を決めておきます。ここで扱うのは、営業の案件管理です。工事や受託開発、法務やサポートの進行管理も同じ言葉で呼ばれますが、追いかける対象が違います。対象にするのは、商談が生まれてから受注か見送りが決まるまでです。

先に要点をお伝えします。案件管理でつまずく場所は、4つに絞られます。ステージを何で決めるか、止まった案件をどう残すか、申込と入金をどこで切り分けるか、受注をどの月に数えるか。この4つが決まっていれば、Excelの1枚でも十分に回ります。

案件管理とは何をする仕事か

案件管理とは、1件ごとの商談について、相手・金額・受注予定月・確度・次の行動を1か所にまとめ、受注か見送りが決まるまで追い続ける仕事です。

目的は2つあります。1つは、担当者が抱えている案件を本人以外からも見える状態にすることです。もう1つは、今月と来月にいくら入るのかを、勘ではなく記録から言えるようにすることです。

言い換えれば、案件管理は活動の記録簿というより、次の一手を決めるための道具です。ここを取り違えると、入力する欄だけが増えます。営業担当は入力に時間を取られ、上長は表を見ても判断できず、やがて誰も更新しなくなります。

商談管理やパイプライン管理との違い

近い言葉が3つ並ぶため、ここで整理が必要です。商談管理は、1回1回の打ち合わせを対象にします。誰と会い、何を話し、次はいつ会うのかを残す仕事です。

案件管理が対象にするのは、その打ち合わせをまたいだ1件全体です。初回訪問から受注まで半年かかるなら、その半年をひとつの案件として追います。パイプライン管理が対象にするのは案件の集まりで、こちらは全体の量と偏りを見るものです。

案件管理で持っておく欄

欄は多いほどよい、というものでもありません。入力が続く数に絞り、「なぜその欄を持つのか」を言えるようにします。支援の現場で最低限として置いているのは、次の7つです。

この7つが埋まっていれば、表としては動きます。SFAやCRMへ移す場合も、最初に移すのはこの範囲で十分です。先に機能の一覧を見て回ると、欄が増えて入力が止まります。

ステージは言質と期日で決める

案件管理を扱う記事の多くが「ステージを明確にしましょう」と書いています。ただ、何をもって次の段階へ上げるのかまでは、ほとんど書かれていません。ここが最初の分かれ目です。

担当者の感覚で「たぶん行けそうです」と上げていくと、同じ言葉が人によって違う中身になります。基準に置くのは、相手が口にした言葉と、決まっている期日の2つです。どちらもあとから見返せる事実として残ります。

この形にすると、ステージの更新が事実の記録になります。上長が確認するのも、誰がいつ何と言ったかの1点です。確度そのものを議論しなくてよくなり、会議の中身は次の行動の話へ移るというわけです。

ここで1つ注意があります。「決まったと言える瞬間」が業界によって違うためです。見積の提出がほぼ決定を意味する業界もあれば、見積は挨拶代わりという業界もあります。他社の段階の名前をそのまま持ってきても合いません。自社の受注案件をさかのぼり、流れが変わった地点に線を引いてください。

確度と時期は別の列に分ける

ステージと同じくらい効くのが、時期の扱いです。多くの表では、確度と時期が1つの欄に混ざっています。「A：今月受注」「B：来月以降」がその例です。

この形だと、確度は高いのに時期が先の案件が行き場を失います。「決まるのはほぼ確実で、動き出すのは半年後」という案件は必ず出てきます。これをBに落とすと、翌月の見込みから消え、フォローの対象からも外れてしまうのです。

先ほどの建設業の例では、確度を示すステータスとは別に、短期か長期かを示す記号を持たせていました。短期と長期の境目に、業界で共通した日数はありません。1か月で決まる商材もあれば、3営業日で決まる商材もあります。置くべき線は、「この期間を超えると受注率が変わる」という変化点です。過去の案件を並べると見えてきます。

確度と時期を分けておくと、今月の着地を見るときは時期の列で絞り、確度をそろえたいときは確度の列を見る、という使い分けができます。1つの欄に押し込んだままでは、この2つを同時には行えないのです。確度の置き方そのものはヨミ管理で詳しく書いています。

失注の欄を置かず次回連絡月で残す

案件管理でいちばん扱いが分かれるのが、決まらなかった案件です。多くの表には「失注」のステータスがあり、そこに入った案件は一覧から消えます。

ところが、失注として処理される案件のうち、本当に他社で決まったものは一部です。残りは「今期は予算がありません」「担当者が代わったので仕切り直します」といった、時期の問題で止まっている案件です。これを失注に入れると、半年後に動く話まで表から消えます。

支援の現場で使っている進捗管理表では、失注の欄を置く代わりに、止まった案件へ「次回連絡月」を入れます。日付までは決めません。決めるのは月だけです。理由の欄には、相手が言った言葉をそのまま書きます。「予算は来期の4月からです」と言われたなら、次回連絡月は3月です。

この形にすると、月初にその月の連絡対象が自動的に並びます。掘り起こしのリストを別に作る手間もなくなります。決まらなかった理由を振り返るときは、理由の欄を並べれば足ります（失注分析）。

申込と入金を別の段階として置く

ここまでは法人向けの話です。個人向けの商材を扱う場合、もう1つ分けておく段階があります。申込と入金です。

法人向けでも同じことが起きます。内示をもらった時点、契約書を受け取った時点、検収が終わった時点のうち、どれを受注とするのかを決めていないと、月末に数字が動きます。決め方は1つです。金額と条件が確定し、あとは事務手続きだけという時点を受注とします。

受注は生まれた月に戻して数える

最後に、数え方の話をします。ここが4つ目のつまずきどころです。

多くの表では、受注が決まった日をそのまま受注月として記録します。自然な運用ですが、これだとどの月の活動が効いたのかが分かりません。4月に生まれた案件が9月に決まれば、9月の数字として積まれるためです。9月の商談数が少なくても、数字だけは立ちます。

月次のレポートでは、受注を2つの見方で数えています。1つは決まった月で数える見方で、着地を管理するための数字です。もう1つは案件が生まれた月に戻して数える見方で、4月に生まれた案件が9月に決まれば4月の行へ積みます。

では、翌月の商談は何件つくればよいのでしょうか。戻して数えると、この問いに答えが出ます。「4月に生まれた商談のうち、半年後までに何件が受注になったか」という月ごとの受注率が出るためです。ここが分かれば、必要な受注額から商談の件数を逆に置けます。

手間が増えるのは事実です。ただ、必要なのは初回商談月の列を1つ足すことだけで、集計はあとからでも行えます。

ツールは何を見て選ぶか

ここまでの話に、ツールの機能は出てきていません。順番として、欄の設計と数え方を決めるのが先で、ツールの検討はそのあとです。

ExcelやGoogleスプレッドシートで足りる場合も多くあります。案件の数が担当者の頭に入る範囲であれば、1枚のシートで回ります。ヨミ表も、スプレッドシートで作ることを標準にしています。

SFAやCRMへ移すのは、入力する人が増えて書き方がそろわなくなったとき、または他部署の情報とつなぎたくなったときです。判断の目安として、3つの問いを置いています。

・　同じ案件が二重に登録されていないか

・　上長が見たい数字を出すのに、毎回手作業が発生していないか

・　入力が止まっている人が半分を超えていないか

1つでも当てはまれば、移す検討に入ります。当てはまらないうちは、シートの欄を直すほうが早いはずです。

案件管理の見直しチェックリスト（8項目）

よくある質問

Excelでも案件管理はできますか？

できます。入力する人が数名までであれば、1枚のシートで十分です。むしろ最初にツールを入れると、欄の設計を決める前に機能へ合わせることになり、使わない欄が増えます。シートで形が決まってから移すほうが、定着は早くなります。

ステージはいくつが適切ですか？

数そのものに正解はありません。決め方は、受注案件をさかのぼり、相手の反応が変わった地点を数えることです。その地点が4つなら4つで足ります。分ける目的は次の行動を決められるようにすることなので、行動が変わらない地点は分けなくて構いません。

失注の欄は本当に不要ですか？

他社に決まった案件や、要件そのものがなくなった案件は、区別して残す必要があります。ここで言っているのは、時期の問題で止まっている案件を同じ欄に入れないという意味です。止まった理由が予算や人事であれば、次回連絡月を入れて一覧に残します。

まとめ：案件管理は数え方から決める

案件管理でつまずく場所は、機能の不足よりも、決めていない4つの点にあります。ステージを上げる条件を相手の言葉で書き、確度と時期を別の列に持ち、止まった案件を次回連絡月で残し、案件が生まれた月に戻して受注を数えます。この4つが決まっていれば、Excelの1枚でも回りますし、SFAへ移したあとも同じ形で使えるはずです。

逆に、この4つを決めないままツールを入れると、入力の手間だけが増えます。まずはいま使っている表を開き、ステージを上げる条件が言葉で書いてあるかを確かめてみてください。

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