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営業リストは、何件そろえてから電話をかけ始めていますか。

500件でしょうか。それとも1,000件を超えてからでしょうか。新規開拓の立ち上げでつまずく会社の多くは、この件数を先に決めてしまい、そろうまで架電を始められない状態になっています。

「1,000件そろえたのに、電話がつながったのは1割ほどでした」

「条件を決めずに集めたので、かけるたびに対象かどうかを迷います」

「作るのに2週間かかり、かけ始めたときには担当者が異動していました」

先に答えを言えば、営業リストは全部そろえてから使うものではありません。最初に30件だけ作り、その30件に電話をかけ、返ってきた反応で条件を直してから残りを作ります。この順番にすると、外れた条件のまま1,000件分を調べてしまう手戻りがなくなります。リストの精度は、机の上で上げるより、かけたあとに上げるほうが早いというわけです。

この記事で持ち帰っていただけるのは、次の3つです。

・　受注した会社から、リストの条件を逆算する手順

・　最初の30件で何を数え、条件をどこから直すか

・　そのまま使えるリストの列の分け方と、着手前のチェックリスト

作りきってから始めると条件が外れる

リスト作りは、調べる時間の長い作業です。1社あたり3分で調べたとしても、1,000件なら50時間かかります。担当者が1人なら、それだけで2週間が過ぎていきます。

時間がかかること自体は、ある程度は避けられません。困るのは、その2週間のあいだ、条件が合っているかどうかを確かめる材料がひとつも増えないことです。かけ始めて初めて「この業種は担当部署そのものが存在しない」とわかり、調べ直しになります。2週間の作業が、最初の30分で判明したはずの理由で無駄になるわけです。

条件は受注した会社から逆算する

最初に決めるのは条件です。集め方を考えるのはそのあとで構いません。ここを飛ばすと、あとの工程がすべてやり直しになります。

業種と規模だけでは条件が足りない

「製造業・従業員50名以上・関西」。この程度の条件でリストを作り始める会社は多いです。ただ、この3つは相手の外側の情報でしかなく、こちらの話を聞く理由にはなっていません。同じ製造業でも、新規の引き合いが足りない会社と、見積もりを出したあとに止まってしまう会社では、刺さる話がまったく違います。

条件を作るときは、まず自社が受注できた会社を10社ほど並べてください。そのうえで「その会社は何に困っていたか」を1社ずつ書き出します。過去に売れた理由が、次に売れる相手の条件になります。

業界と課題の2つの軸で並べる

XtoXが公開している141件のプロジェクト事例は、17の業界タグと、4つの課題タグ（リードジェネレーション／リードナーチャリング／成約率向上／認知拡大・PR）を掛け合わせて整理しています。業界だけで並べると「製造業の事例」がひとかたまりになってしまい、どの会社にどの話をすればよいかが見えません。課題の軸を足して初めて、同じ業界のなかで話し分けができるようになります。

営業リストにも、この2つの軸をそのまま持ち込みます。1社に業界タグを1つ、課題タグを1つか2つ付けておくと、断られたあとに別の課題の切り口で連絡し直せます。1社1セグメントで管理すると、1回断られた時点でその会社は死にリストへ回りますが、課題タグを複数持たせておけば、半年後にもう一度使えるというわけです。

除外条件は、あとから足していく欄だと考えてください。最初から完璧に書ける会社はほとんどありません。かけながら気づいた「この条件の会社には響かない」を、そのつど1行ずつ足していきます。

30件だけ作って、かけてから残りを作る

条件が書けたら、その条件で30件だけ集めます。30件という目安は、1人が半日で電話をかけきれて、かつ傾向が見え始める件数だからです。ここで大事なのは、残りを作らずにいったん手を止めることです。

最初の30件で数える3つ

・　電話がつながった件数

・　担当者まで話が届いた件数

・　次に連絡する日が決まった件数

この3つを数えるだけで、直す場所が分かれます。つながらないなら電話番号か時間帯の問題です。つながるのに担当者へ届かないなら、相手の選び方か、受付での伝え方に原因があります。担当者と話せているのに次の日付が決まらないなら、条件ではなく話す中身のほうを見直してください。リストの問題と台本の問題を、ここで切り分けておきます。

条件を直してから残りを集める

30件をかけ終えたら、条件シートに戻ります。直し方は3通りです。届かない業種を除外条件に足す、つなぐ相手を部門長から担当者へ変える、課題タグの言葉を相手が実際に使った表現へ書き換える。どれも1行の修正で済みますが、この1行を残り970件に効かせられるかどうかで、その後の1か月が変わります。

直した条件で次の100件を作り、また同じ3つを数えます。数字が動かなくなったところで、はじめて残りをまとめて集めてください。リストは一度で作り上げる成果物というより、かけながら精度を上げていく作業台に近いものです。

列は2種類に分けて持つ

XtoXが支援先へ渡している管理テンプレートでは、営業リストの列を「作るときに埋める列」と「かけたあとに埋まる列」の2種類に分けています。分ける理由は単純で、埋める人とタイミングが違うからです。前者は調べる人が着手前に埋め、後者は電話をかけた人がその日のうちに埋めます。

法人番号かサイトURLを入れておくのは、同じ会社が二重に入るのを防ぐためです。会社名だけで管理すると、株式会社の前後や全角と半角の違いで別の会社として扱われ、同じ相手に2人が電話をかける事故が起きます。

「言われた言葉をそのまま」の列は、分類せずに残すのがこつです。「予算がない」を予算という区分に丸めた瞬間、条件を直す手がかりが消えます。断られ方の扱いはテレアポの切り返しで詳しく書きました。

情報を集める3つの場所

集め方そのものは、上位の記事でもおおむね同じことが書かれています。ここでは順番だけ押さえてください。1つめは自社にすでにある名刺と失注先の記録です。2つめは企業サイト・採用ページ・プレスリリースなどの公開情報です。3つめは有料の企業データベースです。

この順で見ていくと、費用のかからないものから手を付けることになります。とくに1つめは見落とされがちです。過去に断られた先は、当時の理由が残っていれば、新しく調べた1件よりも条件の精度が高い1件になります。ハウスリストを先に数えてから、外の情報を足していきましょう。

買うか、自分で作るかの線引き

リストは購入もできます。向いているのは、条件がすでに定まっていて、件数だけが足りない場合です。逆に条件が決まっていない段階で買うと、外れた条件のまま件数だけが増え、確かめる作業がその分だけ重くなります。買う前に決めておくことは営業リストは買うべきかにまとめました。

作ったあとの話も先に触れておきます。日付が決まった会社は、リストから案件の管理表へ移してください。リストの中に商談中の会社が混ざったままだと、どちらの精度も落ちます。移し方はヨミ表の作り方で解説しています。かける側の準備はテレアポのトークスクリプトの作り方と合わせて読むと、リストと台本がつながります。

着手前チェックリスト（7項目）

よくある質問

営業リストは何件から始めますか？

30件から始めてください。少なすぎると偶然に振り回されますし、多すぎると直す前にかけ切ってしまいます。半日で終わる件数を1つの区切りにすると、翌営業日に見直しの時間を作りやすくなります。

リストの更新はどのくらいの頻度ですか？

かけたあとに埋まる列は、その日のうちに埋めます。会社の情報そのものは、四半期に一度を目安に見直せば十分です。ただし移転や組織変更の連絡を受け取ったときは、その場で直してください。まとめて直そうとすると、たいてい直らないまま古くなります。

作成をツールに任せてもいいですか？

条件が定まっているなら、集める工程はツールに任せて構いません。企業データベースを使えば、業種や規模での絞り込みは数分で終わります。ただ、どの条件で絞るかと、返ってきた反応で条件をどう直すかは、人が決める部分として残ります。ツールを入れても、最初の30件をかけて確かめる工程は省けません。

まとめ：30件ずつ直しながら作る

営業リストの精度は、調べる時間の長さでは決まりません。受注した会社から条件を逆算し、30件だけ作ってかけ、つながった件数・届いた件数・日付が決まった件数の3つを数えて条件を直す。この往復を2回か3回まわしてから残りを集めると、同じ工数でも当たる先の割合が変わります。

明日からの一歩は、チェックリストの1行目です。受注できた10社を書き出し、その会社が何に困っていたかを言葉にしてみてください。そこに書かれた言葉が、そのままリストの条件になります。

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