「毎週集まっているのに、順番に数字を読み上げて終わってしまう」
「会議のあいだ、自分の担当以外の話は聞いているだけになる」
「決めたはずのことが、次の週にはなかったことになっている」

営業会議の相談でうかがう声は、だいたいこの3つに集まります。そして多くの場合、アジェンダの書式や進行のテクニックを直しても変わりません。原因はもう少し手前にあるのです。会議に載せる案件を、どう選んでいるでしょうか。

この記事では、議題に載せる案件を会議の前に決める方法から、議題の並べ方、出席者の決め方、決まったことの残し方までを順に説明します。読み終えたときに、次の営業会議のアジェンダをそのまま組める状態を目指します。

営業会議が報告の時間になる理由

営業会議の目的として一般に挙げられるのは、進捗の把握、成功事例の共有、目標の再確認、チームの課題共有あたりです。どれも実際に必要とされている機能で、そのために時間を取っています。

ただ、この目的をそのまま議事の順番にすると、担当者が1人ずつ持ち案件を全部読み上げる形になります。5人が10件ずつ抱えていれば50件、1件1分でも50分です。これで60分の会議は終わってしまい、相談したい案件に使う時間が残りません。

つまり、報告会になっている原因は進行役の腕とは別のところにあります。全件を一周する構成にしている限り、誰が進行しても結果は同じです。手を入れるべきなのは、会議に持ち込む案件の数のほうです。

議題に載せる案件を先に決める

会議の質を決めているのは、当日の進行よりも前日までの選別です。ここを仕組みにすると、進行のうまい下手にかかわらず中身が安定します。

前回から動いた案件だけを選ぶ

選ぶ基準として最初に使えるのが、前回の会議から状態が変わったかどうかです。金額の大きい順でも、確度の高い順でもありません。動いた案件と、動かないまま止まっている案件だけを取り上げます。

先週と同じ状態のまま順調に進んでいる案件は、会議で話す必要は薄いはずです。逆に「先月からずっと同じ段階にいる」案件は、本人が困っていなくても取り上げる価値があります。動いていないという事実そのものが、打ち手を要求しているからです。

選ぶ条件を3つに固定する

毎回の判断で迷わないように、載せる条件をあらかじめ決めておきます。XtoXの支援では、次の3つを標準にしています。

・　前回の会議から段階が上がった、または下がった案件

・　決められた期間を超えて同じ段階に留まっている案件

・　担当者が自分から相談したいと挙げた案件

3つめを入れておくのが大事なところです。数字の上では動いていなくても、本人が引っかかっている案件には、たいてい理由があります。挙げてもらう枠を用意しておくと、その理由が会議の場に出てきます。

進捗管理表に「会議に出す」の列を足す

条件を決めたら、選別を人の頭の中でやらずに表の上でやります。ふだん使っている進捗管理表に列を1つ足し、上の3つに当てはまる案件へ印をつけるだけです。会議の議題は、その印がついた行を上から並べたものになります。

列を足すときのポイントは、印をつける作業を担当者本人に持たせることです。主催者が全件を見て選ぶと、結局は全件を読む手間が主催者に移るだけになります。担当者が金曜までに印をつけ、主催者は印のついた行を並べます。この分担にすると、準備の時間は担当者1人あたり数分で済むでしょう。

議題は決めたい順に並べる

扱う案件が決まったら、次は並べる順番です。多くの会議は数字の報告から始まりますが、この置き方だと、いちばん頭が働く冒頭の時間を、資料を読めば分かる内容に使うことになります。

相談したい案件を冒頭に置く

議題の順番は、決めたいことの重さで並べます。担当者が印をつけた相談案件を先頭に置き、全体の数字は後ろへ回します。数字は事前に配った表に載っているので、会議では差分だけの確認で十分です。

先頭に置くともう1つ良いことがあります。時間が押したときに削られるのは、いつも後ろの議題です。相談を後ろに置いていると、忙しい週ほど相談ができなくなります。順番を入れ替えるだけで、この構造がひっくり返ります。

時間配分は決める案件の数から置く

時間配分は、議題の数で均等に割らないほうがうまくいきます。1件で結論が出る案件と、関係者の調整が要る案件では、必要な時間が違うからです。配分は「この30分で何件について次の一手を決めるか」から逆に置きます。

最後の行が効きます。1件に時間を吸われて全体が押すのは、営業会議でいちばん起きやすい事故です。長引きそうだと分かった時点で、その場で別の枠を取り、続きは関係者だけでやります。この判断を進行役の権限としてあらかじめ渡しておいてください。

出席者は議題から逆に決める

営業会議の出席者は、たいてい所属で決まっています。営業部の全員、あるいはチームの全員です。しかし議題を先に決めているなら、出席者は議題から決めるほうが理にかなっています。

その場で答えを出せる人がいるかを確認する

議題を並べたら、1件ずつ「この件の結論を出せるのは誰か」を確かめます。値引きの可否なら決裁者、納期なら製造や物流の担当、契約条件なら管理部門といったように、答えを持っている人は案件によって変わります。

答えを出せる人が席にいない議題は、その場で決まらないのです。持ち帰りになり、翌週に同じ話をもう一度することになります。会議が形だけになる原因の多くは、議論の質より、決められる人が座っていないという単純な事情にあります。

全員を毎回呼ばない

逆に、自分に関係のない議題のあいだ座っているだけの人がいるなら、その時間は営業活動に使えたはずの時間です。議題ごとに関係者を割り当て、必要な人が必要な議題のときだけ入る形にすると、1人あたりの拘束時間は短くなります。

運用としては、アジェンダに議題ごとの参加者を名前で書いておくのが手軽です。役職名より名前で書いておくと、当日その人が休んでいた場合に議題ごと動かす判断がすぐにできます。

決めたことは会議のなかで予定に入れる

議事録を作って共有するところまでは、多くの会社がやっています。それでも決めたことが実行されないのは、記録が予定に変わっていないからです。

議事録より先にカレンダーへ置く

1件について次の一手が決まったら、その場で担当者にカレンダーを開いてもらい、いつやるかを入れてもらいます。「今週中に電話する」ではなく「水曜の15時に電話する」まで決めるということです。会議の最後に5分取っておけば、5件分は入ります。

現場のノウハウとして社内で共有しているもののなかに、一度に変えるのは1か所だけにする、という考え方があります。会議で決めたことを全部やろうとすると、結局どれも動かないのです。1人につき1件、次の会議までに必ずやる行動を決めて、それだけをカレンダーに置くほうが定着します。

次回の冒頭は前回の決定だけを見る

決めたことが守られるかどうかは、次の週の冒頭3分しだいです。前回の決定を1件ずつ読み上げ、やったか、やっていないかだけを聞きます。理由の追及は、ここではしないでください。やっていない件が2週続いたら、その案件を相談枠へ回します。

この3分があると、会議で決めることの重みが変わります。次の週に必ず聞かれると分かっている場では、できない約束はしなくなるからです。

会議で扱わないものを決める

扱うものを決めるのと同じくらい、扱わないものを決めておくと会議は軽くなります。目安は単純です。資料を見れば分かる内容と、チャットで済む連絡は議題にしません。全体の数字、他部門からの共有事項、日程の調整あたりが該当します。

案件の状況をリアルタイムで共有したいなら、会議の回数を増やすより、SFAや案件管理表を全員が見ている状態を作るほうが早いといえます。会議の時間は、見れば分かることではなく、話し合わないと決まらないことに使ってください。

うまくいかないときの見直し方

進め方を変えても、しばらくすると元に戻ることがあります。症状ごとに見るところは違いますので、次の順で確かめてみてください。

発言が出ないときは、議題の作り方を疑います。担当者が印をつけた相談案件が0件のまま続いているなら、印をつけると詰められる、と思われている可能性があります。この場合は、印をつけた案件について進行役が最初に「どこで困っていますか」と聞く形を徹底するところから直します。

時間が毎回延びるときは、1件あたりの上限を決めていないことがほとんどです。5分で結論が出ない案件は別枠へ回すと決め、進行役にその場で判断してもらいます。

決めたことが実行されないときは、決め方の粒度を見ます。「フォローする」で終わっていないでしょうか。誰が、いつ、何をするかまで落ちていない決定は、決まっていないのと同じ扱いになります。案件の段階の定義そのものが曖昧な場合は、ヨミ表の作り方を先に整えるほうが早く効くでしょう。

なお、会議で扱う内容そのものがずれていると感じるなら、それは進め方より上流の問題かもしれません。狙う相手や打ち手を決める場と、日々の案件を動かす場は役割が違います。この切り分けについては営業戦略の立て方で扱っていますので、あわせてご覧ください。

営業会議の準備チェックリスト（10項目）

よくある質問

営業会議の頻度はどれくらいが適切ですか？

週1回を基本にして、商材のリードタイムで調整してください。数日で決着する商材なら週1回でも間隔が空きますし、半年かかる商材なら隔週でも足ります。判断の目安は、前回から状態が変わった案件が毎回いくつあるかです。変わった案件がほとんどないなら、頻度が高すぎます。

議題は何日前に共有すべきですか？

前営業日の夕方までに配れば足ります。ここで言う共有は、議題そのものより「印がついた案件の一覧」を指します。担当者が印をつける締め切りを前営業日の夕方に置き、主催者はそれを並べて当日の朝までに配る、という流れが回しやすいです。

参加人数は何人までがよいですか？

1つの議題について発言する人が5人を超えるようなら、分けたほうがよいでしょう。全体で人数が多い場合は、議題ごとに参加者を割り当てて、必要な人が必要な時間だけ入る形にします。人数の上限より、その議題に無関係な人が座っていないかで見てください。

オンラインの会議で気をつけることは？

画面に映すものを、会議の前に決めておくことです。案件の表を映しながら進めると、話がどの案件のことなのか迷子になりません。あわせて、決めたことをその場で表に書き込む担当を1人置いてください。書き込む人がいないと、オンラインでは記録が誰の手にも残らないまま終わります。

議事録は誰が書くとよいですか？

案件の表に直接書き込む運用にすれば、別途の議事録はほぼ不要になります。書くのは、次の一手と期日と担当者の3つだけです。それ以外の議論の経緯を残したい場合は、録画や文字起こしのツールに任せて、人の手は決定事項の記入に使うほうが続きます。

まとめ：扱う案件を絞ると、営業会議は決める場に変わる

営業会議が報告の時間になるのは、全案件を一周する構成にしているからです。前回から動いた案件と止まっている案件、そして担当者が相談したい案件だけを載せると、同じ時間のなかで扱える密度が変わります。並べる順番は決めたいことの重い順にして、出席者は議題から逆に決め、決まったことは会議のうちにカレンダーへ置きます。この4つを順に入れるだけで、進行の技術に頼らずに会議の中身は変わるでしょう。

まずは次の1回で、進捗管理表に列を1つ足すところから試してみてください。あなたの会社の営業会議で、先週から動いた案件はいくつあったでしょうか。

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